16 min read

Mẫu W-2 là gì? Những điều cần biết về Mẫu W-2

Tháng năm 20, 2024

Mẫu W-2 là gì? Những điều cần biết về Mẫu W-2

5/5 - (1 bình chọn)

Mẫu W-2, hoặc Báo cáo Tiền lương và Thuế, là một tài liệu quan trọng giúp bạn hoàn thành tờ khai thuế hàng năm. Đây là một phần thiết yếu của quá trình khai thuế cá nhân và nó cung cấp các thông tin quan trọng về thu nhập của bạn trong năm vừa qua. Điền đúng thông tin vào mẫu W-2 rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến tính toán thuế của bạn. Nếu có bất kỳ sai sót nào trên mẫu này, bạn cần điều chỉnh và cập nhật ngay để tránh các vấn đề về thuế trong tương lai. Hôm nay, hãy cùng Khởi Nghiệp Tại Mỹ tìm hiểu về tài liệu này bạn nhé!

W-2 là gì?

Mẫu W-2 của IRS là một biểu mẫu chính thức được gọi là “Báo cáo Tiền lương và Thuế“, được sử dụng để báo cáo thu nhập của nhân viên từ năm trước và số tiền thuế đã được khấu trừ. Đây là một tài liệu quan trọng cho quá trình khai thuế cá nhân, giúp cơ quan thuế tính toán và kiểm tra số thuế thu nhập cá nhân của bạn. Nhà tuyển dụng phải gửi Mẫu W-2 này cho mỗi nhân viên vào tháng Giêng của năm tiếp theo. Đồng thời, nhà tuyển dụng cũng gửi một bản sao của Mẫu W-2 này tới Cục Thuế Liên bang (IRS).

Bạn sẽ nhận được Mẫu W-2 từ mọi chủ lao động đã trả cho bạn ít nhất 600 đô la trong năm thuế. Thu nhập từ các khoản tiền boa (tip) cũng có thể được bao gồm trên Mẫu W-2 của bạn, nếu áp dụng. Đối với những người làm việc tự do hoặc làm việc dưới hợp đồng độc lập, họ sẽ không nhận được Mẫu W-2 từ chủ lao động của họ mà thay vào đó sẽ nhận được Biểu 1099 từ khách hàng, nếu có thu nhập từ các hoạt động kinh doanh tự do.

Khi nào W-2 được gửi đi vào năm 2024?

W-2 được gửi đi vào năm 2024 vào tuần đầu tiên của tháng Hai. Các quy định của IRS yêu cầu người sử dụng lao động phải gửi W-2 qua đường bưu điện cho cả chính phủ và nhân viên trước ngày 31 tháng 1. Nếu không tuân thủ, họ có thể phải đối mặt với các hình phạt. Tuy nhiên, người sử dụng lao động cũng có thể gửi W-2 cho nhân viên bằng điện tử, tuy nhiên điều này không bắt buộc. Điều này có nghĩa là bạn có thể truy cập W-2 của mình trực tuyến nếu như họ hỗ trợ phương thức này.

Một điểm quan trọng là ngay cả khi bạn đã nghỉ việc vài tháng trước, người sử dụng lao động cũ của bạn vẫn có thể chờ đến ngày 31 tháng 1 để gửi W-2 cho bạn – trừ khi bạn yêu cầu được cung cấp trước thời hạn này. Nếu bạn yêu cầu sớm hơn, người sử dụng lao động có 30 ngày kể từ ngày yêu cầu để cung cấp W-2 cho bạn.

Có thể bạn quan tâm: Cuộc sống định cư ở Mỹ: 8 điều cần biết dành cho người Việt

Cách nhận Mẫu W-2

Cách nhận Mẫu W-2 có thể đơn giản hơn bạn nghĩ. Nếu vào giữa tháng 2 mà bạn vẫn chưa nhận được Mẫu W-2 cho năm hiện tại, trước tiên hãy liên hệ với chủ lao động của bạn để yêu cầu một bản sao và đảm bảo rằng địa chỉ của bạn là chính xác. Chủ lao động cũng có thể hướng dẫn bạn cách truy cập Mẫu W-2 trực tuyến thông qua bộ phận nhân sự hoặc bộ phận xử lý bảng lương.

Nếu đến cuối tháng 2 mà vẫn chưa nhận được Mẫu W-2, bạn nên gọi cho Cục Thuế Liên bang (IRS). Bạn sẽ cần cung cấp thông tin về thời gian bạn làm việc và ước tính số tiền bạn đã nhận được trong năm. IRS sẽ hỗ trợ bạn trong việc giải quyết vấn đề này.

Hãy nhớ rằng bạn vẫn cần nộp tờ khai thuế đúng hạn, ngay cả khi chưa nhận được Mẫu W-2. Trong trường hợp bạn không có Mẫu W-2, bạn có thể cần phải nộp đơn xin gia hạn hoặc ước tính thu nhập và khoản khấu trừ của mình để hoàn thành đúng hạn. IRS có thể tạm hoãn việc xử lý tờ khai của bạn trong khi họ cố gắng xác minh thông tin.

Nếu cuối cùng Mẫu W-2 của bạn xuất hiện sau khi bạn đã nộp tờ khai thuế, bạn sẽ cần phải quay lại và sửa đổi tờ khai thuế của mình bằng Mẫu 1040-X để bao gồm thông tin mới nhận được từ Mẫu W-2.

Hiểu rõ hơn về mẫu W-2

Để hiểu rõ hơn về Mẫu W-2 của bạn, bạn có thể thấy rằng nó không chỉ đơn giản là một tài liệu chỉ ra số tiền bạn đã nhận được trong năm. Thực tế, Mẫu W-2 còn cung cấp thông tin chi tiết về số tiền bạn đã đóng góp vào kế hoạch tiết kiệm hưu trí của mình trong năm, các khoản trả cho bảo hiểm y tế của bạn từ phía chủ lao động, và thậm chí cả các khoản được hưởng từ các phúc lợi chăm sóc người phụ thuộc. Tất cả những thông tin này đều ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính toán số thuế của bạn; ví dụ, các khoản đóng góp vào kế hoạch hưu trí của bạn có thể không phải chịu thuế.

Về mặt pháp lý, người sử dụng lao động phải gửi một bản sao của Mẫu W-2 của bạn cho Cơ quan An sinh Xã hội và Cục Thuế Liên bang (IRS) (gọi là “Bản sao A”), cũng như cho cơ quan thuế thu nhập tiểu bang và địa phương của bạn (gọi là “Bản sao 1”). IRS, và tiểu bang nếu tiểu bang của bạn áp dụng thuế thu nhập, sẽ sử dụng thông tin từ Mẫu W-2 để so sánh với thông tin thu nhập mà bạn đã báo cáo trên tờ khai thuế của mình. Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác và đúng đắn trong việc thu thuế của bạn theo quy định pháp luật.

Cách đọc W-2

Để hiểu cách đọc Mẫu W-2 của bạn, bạn có thể cần xem xét các ô khác nhau trên biểu mẫu và thông tin mà chúng cung cấp:

Ô 1: Đây là ô cho biết chi tiết về số tiền bạn đã nhận được trong năm dưới dạng tiền lương, tiền boa, tiền thưởng và các khoản thù lao khác từ chủ lao động của bạn.
Ô 2: Ô này cho biết số tiền thuế thu nhập liên bang đã được chủ lao động khấu trừ từ số tiền lương bạn nhận được (nằm trong ô 1).
Ô 3 và Ô 5: Các ô này chỉ ra phần lớn số tiền lương của bạn trong ô 1 mà phải chịu thuế An Sinh Xã Hội (ô 3) và thuế Medicare (ô 5).
Ô 4 và Ô 6: Đây là ô cho biết số tiền đã được khấu trừ từ lương của bạn để đóng góp vào thuế An Sinh Xã Hội (ô 4) và thuế Medicare (ô 6).
Hộp 7 và Ô 8: Hộp 7 cho biết số tiền từ tiền boa (bao gồm trong ô 1) mà bạn đã báo cáo và phải chịu thuế An Sinh Xã Hội. Ô 8 là số tiền từ tiền boa khác mà chủ lao động của bạn đã phân bổ cho bạn và không được bao gồm trong ô 1.
Ô 10: Ô này cho biết số tiền mà chủ lao động của bạn đã chi trả cho các phúc lợi chăm sóc người phụ thuộc của bạn.
Ô 11: Đây là ô chứa số tiền được phân bổ cho bạn trong năm từ các kế hoạch trả chậm của chủ lao động.
Hộp 12: Đây là nơi bạn có thể thấy các chi tiết bổ sung về các khoản lương được báo cáo trong ô 1, chẳng hạn như các khoản đóng góp vào kế hoạch tiết kiệm hưu trí như 401(k). Mỗi loại chi tiết có thể được mã hóa bằng chữ cái và có thể tìm thấy trong hướng dẫn của IRS về Mẫu W-2.
Ô 13: Ô này cho biết liệu thu nhập của bạn có phải chịu thuế An Sinh Xã Hội và Medicare mà không có thuế thu nhập liên bang bị khấu trừ hay không. Nó cũng liên quan đến việc bạn tham gia các chương trình hưu trí hay nhận các khoản tiền lương đặc biệt.
Ô 16-19: Các ô này cung cấp thông tin về số tiền lương của bạn phải chịu thuế thu nhập tiểu bang, số tiền thuế này được khấu trừ từ lương của bạn, thu nhập phải chịu thuế địa phương và số tiền thuế địa phương được khấu trừ từ lương của bạn.

Có thể bạn quan tâm: Kiểm tra tình trạng visa Mỹ sau phỏng vấn quan trọng như thế nào?

Qua việc hiểu các ô và hộp này trên Mẫu W-2, bạn có thể phân tích được các chi tiết về thu nhập và các khoản khấu trừ liên quan, giúp bạn nộp tờ khai thuế một cách chính xác.

Phải làm gì nếu W-2 sai?

Nếu bạn phát hiện rằng Mẫu W-2 của bạn có sai sót, chẳng hạn như chủ lao động bỏ sót dấu thập phân, viết sai tên hoặc số tiền của bạn, hoặc đánh dấu sai vào ô, hãy liên hệ với chủ lao động của bạn để yêu cầu sửa đổi W-2. Bạn nên chỉ ra rõ các lỗi cụ thể trong Mẫu W-2 để chủ lao động có thể thực hiện sửa đổi.

Việc chờ đợi một bản W-2 mới có thể tốn thêm thời gian, nhưng điều này có thể làm cho bạn cảm thấy thoải mái hơn. Ngoài ra, nếu các lỗi trên Mẫu W-2 liên quan đến số tiền đô la hoặc “một vật phẩm quan trọng” trong địa chỉ của bạn, IRS có thể áp dụng các khoản phạt đối với chủ lao động. Vì vậy, việc yêu cầu sửa đổi để có một bản W-2 chính xác là rất quan trọng để tránh các vấn đề tiềm tàng với cơ quan thuế.

Các câu hỏi thường gặp về Mẫu W-2

Sự khác biệt giữa mẫu W-2 và mẫu W-4 là gì?
- Mẫu W-2 là tài liệu mà nhà tuyển dụng phải gửi cho nhân viên vào cuối tháng Giêng hoặc trước ngày 31 tháng 1. Đây là một bản tóm tắt về thu nhập kiếm được và số thuế được khấu trừ trong năm thuế trước. Nhân viên sử dụng Mẫu W-2 để điền vào tờ khai thuế cá nhân của mình.
- Trong khi đó, Mẫu W-4 là biểu mẫu mà nhân viên hoàn thành và nộp cho nhà tuyển dụng của mình khi bắt đầu làm việc mới. Thông tin được cung cấp trên Mẫu W-4 về tình trạng gia đình và các khoản khấu trừ giúp chủ lao động xác định số tiền thuế cần khấu trừ từ tiền lương trong suốt năm.
Sự khác biệt giữa mẫu W-2 và mẫu 1099 là gì?
- Cả mẫu W-2 và mẫu 1099 đều là các biểu mẫu thông tin được sử dụng để hoàn thành tờ khai thuế liên bang. Tài liệu này được gửi từ nhà tuyển dụng cho nhân viên, chứa thông tin về thu nhập hàng năm (hoặc tiền lương) kiếm được và số tiền thuế được khấu trừ trong năm thuế trước đó.
- Trong khi đó, những người làm việc tự do, các nhà thầu độc lập hoặc những người tự kinh doanh không phải là nhân viên thường nhận được Mẫu 1099 thay vì Mẫu W-2, để báo cáo các khoản thu nhập từ công việc độc lập.
Bạn có thể nộp thuế mà không cần Mẫu W-2 không?
- Bạn vẫn phải nộp tờ khai thuế đúng hạn ngay cả khi bạn không có Mẫu W-2. Nếu chủ lao động của bạn không cấp tài liệu này hoặc cung cấp thông tin không chính xác, bạn có thể sử dụng Mẫu 4852 để thay thế khi nộp thuế. Mẫu 4852 giúp bạn báo cáo thu nhập ước tính và các khoản khấu trừ để hoàn thành tờ khai thuế của mình đúng hạn.

Có thể bạn quan tâm: Top 12 thương hiệu thực phẩm và đồ uống của người Việt nên thử ở Mỹ

Trên hết, Mẫu W-2 là một tài liệu quan trọng trong quá trình nộp thuế, cung cấp thông tin về thu nhập và các khoản khấu trừ thuế của nhân viên trong năm thuế trước. Việc hiểu rõ và xử lý đúng biểu mẫu này sẽ giúp bạn tự tin hơn khi điền tờ khai thuế và đảm bảo tuân thủ các quy định thuế pháp lý!